Formålet med medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen er en investering i ansattes utvikling og trivsel. God samtale bidrar til:

• Økt motivasjon og engasjement
• Tydelige forventninger og mål
• Bedre kommunikasjon mellom leder og ansatt
• Identifisering av utviklingsbehov
• Forebygging av konflikter

Forberedelse er nøkkelen

Leder bør forberede:

• Gjennomgang av fjorårets mål – hva ble oppnådd?
• Prestasjoner og utfordringer siste året
• Tilbakemeldinger fra kolleger/kunder
• Tanker om utvikling og kompetansebehov

Ansatt bør forberede:

• Egenvurdering av eget arbeid
• Mål for neste periode
• Ønsker om utvikling/kurs
• Tilbakemeldinger på arbeidsmiljø/ledelse

Send gjerne et skjema på forhånd som begge fyller ut før møtet.

Struktur for samtalen (60-90 min)

Gode spørsmål å stille

• "Hva motiverer deg mest i jobben din?"
• "Hva synes du er vanskeligst?"
• "Hvis du kunne endre én ting, hva ville det være?"
• "Hva trenger du mer/mindre av fra meg som leder?"
• "Hvor ser du deg selv om 2-3 år?"
• "Hva vil gi deg mest mestring og glede fremover?"

Sett SMART-mål

Mål bør være:

• S - Spesifikke: Tydelig hva som skal oppnås
• M - Målbare: Kan måles i tall eller resultat
• A - Oppnåelige (Achievable): Realistisk med tilgjengelige ressurser
• R - Relevante: Viktig for både ansatt og bedrift
• T - Tidsbestemt: Klar tidsfrist

Eksempel: "Gjennomføre sertifisering i prosjektledelse (PRINCE2) innen 31. desember" i stedet for "Bli bedre i prosjektledelse".

Etter samtalen

• Skriv referat med avtalte mål og handlingsplan
• Deling av referatet med ansatt for godkjenning
• Følg opp målene jevnlig (månedlige eller kvartalsvise check-ins)
• Tilrettelegg for kurs/utvikling som ble diskutert

Hvorfor medarbeidersamtaler?

Medarbeidersamtaler er en strukturert dialog mellom leder og medarbeider som sikrer at begge er på samme side om mål, utvikling og trivsel.

Formål: Utvikle medarbeideren, bygge relasjoner, avklare forventninger og øke motivasjonen.

Forberedelse er nøkkelen

Før samtalen:

• Sett av god tid (minst 60 minutter)
• Book møterom uten forstyrrelser
• Send forberedelsesmal til medarbeideren minst 1 uke før
• Gjennomgå tidligere samtalereferat
• Tenk gjennom medarbeiderens prestasjoner det siste året

Tema å dekke i samtalen

• 1. Tilbakeblikk: Hva har gått bra? Hva kunne vært bedre?
• 2. Trivsel: Hvordan trives du? Arbeidsmiljø? Samarbeid?
• 3. Mål og resultater: Har vi nådd målene? Hva hindret oss?
• 4. Kompetanseutvikling: Hvilke kurs/opplæring ønsker du?
• 5. Karriere: Hvor vil du om 1-3 år?
• 6. Nye mål: Hva skal vi oppnå fremover?

Slik gjennomfører du samtalen

• La medarbeider snakke først: "Hvordan synes du året har vært?"
• Lytt aktivt: Still oppfølgingsspørsmål
• Gi konkret tilbakemelding: Både ros og konstruktiv kritikk
• Fokuser på fremtiden: Ikke heng deg opp i gamle feil
• Sett konkrete mål: SMART-mål (Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Relevante, Tidsavgrensede)
• Bli enige: Begge skal forlate møtet med samme forståelse

Eksempel på gode spørsmål

• "Hva er du mest stolt av det siste året?"
• "Hva motiverer deg mest i jobben?"
• "Hva kan jeg som leder gjøre bedre for å støtte deg?"
• "Hvilke arbeidsoppgaver gir deg mest energi?"
• "Hva ønsker du å lære mer om?"
• "Hvor ser du deg selv om 2 år?"

Oppfølging etter samtalen

• Skriv referat innen 3 dager
• Send til medarbeider for godkjenning
• Sett opp konkrete handlingspunkter med frister
• Følg opp målene underveis i året
• Book neste samtale før dere går fra hverandre

Hvorfor er medarbeidersamtaler viktig?

Medarbeidersamtaler gir en formell arena for å:

• Gi og motta tilbakemeldinger
• Sette mål for fremtiden
• Diskutere utvikling og karriere
• Bygge relasjoner
• Identifisere utfordringer tidlig

Hyppighet: Minimum én gang i året, men gjerne to (halvår) eller fire (kvartal).

Forbered deg godt

Som leder bør du:

• Book møtet i god tid (minst 2 uker på forhånd)
• Sett av nok tid (minimum 1 time)
• Send ut mal/spørsmål på forhånd
• Gjennomgå tidligere mål og resultater
• Tenk på konkrete eksempler – både positive og utfordrende

Medarbeider skal også forberede seg: Reflektere over året, mål og egen utvikling.

Struktur for samtalen

En god medarbeidersamtale følger denne strukturen:

• 1. Tilbakeblikk (20 min): Hvordan har året vært? Hva har gått bra? Hva kunne vært bedre?
• 2. Måloppnåelse (15 min): Har vi nådd målene vi satte? Hvorfor/hvorfor ikke?
• 3. Kompetanse og utvikling (15 min): Hvilke områder vil du utvikle deg på?
• 4. Fremover (10 min): Nye mål for neste periode
• 5. Oppsummering (5 min): Oppsummer avtaler og neste steg

Gode spørsmål å stille

• "Hva er du mest stolt av fra siste periode?"
• "Hvilke utfordringer har du møtt?"
• "Hva motiverer deg i arbeidet ditt?"
• "Hva kunne jeg som leder gjort annerledes?"
• "Hvor ser du deg selv om 2-3 år?"
• "Er det noe som frustrerer deg?"
• "Hva trenger du mer av for å lykkes?"
• "Hvilke områder vil du utvikle deg på?"

Sett SMART-mål

Mål som settes i medarbeidersamtalen bør være SMART:

• S - Spesifikke: Tydelig og konkret
• M - Målbare: Kan måles objektivt
• A - Oppnåelige (Achievable): Realistisk innenfor gitte ressurser
• R - Relevante: Knyttet til bedriftens mål
• T - Tidsbestemt: Har en klar deadline

Eksempel: "Fullføre sertifisering i prosjektledelse innen 31. desember"

Dokumenter samtalen

Skriv et kort referat som inkluderer:

• Hovedpunkter fra samtalen
• Mål for neste periode
• Utviklingsønsker og tiltak
• Eventuelle utfordringer som er tatt opp

Både leder og medarbeider bør signere referatet.